Organiser un Rendez-vous des Garrigues

Les Rendez-vous des Garrigues sont co-organisés entre le Collectif et l'association, structure... qui accueille le rendez-vous autour de sa problématique.

Les structures qui souhaitent organiser un Rendez-vous des Garrigues n'ont pas toujours l'expérience de ces rencontres, le Collectif est donc là pour les accompagner à trouver une problématique, un format : Ateliers, conférence, groupes de travail... et définir le programme de la journée.

1. Prévoir la communication

Le Collectif des Garrigues a l'habitude d'utiliser un modèle pour communiquer : Télécharger le modèle ComRdV2016.odp (0.1MB)
Une fois la mise en page prête, le fichier est enregistré en .PDF pour être envoyé par mail ou imprimé : format affiche A3 ou flyer A5/

La communication est envoyée par mail à l'adresse : discussion@wikigarrigue.info

• un premier mail est envoyé un mois avant le rendez-vous
• un rappel 15 jours avant
• puis une semaine avant

2. Gérer les inscriptions

En général une inscription est demandée, elle est gérée par le Collectif, mais la structure qui accueille peut aussi choisir de gérer l'inscription.
Il est juste important de centraliser l'inscription au même endroit.
La liste des inscrits est consultable par les organisateurs à cette adresse : Voir le Google Drive

3. Prévoir le panier apéro

Si la structure qui accueille ne souhaite pas organiser l'apéro, nous prévoyons un apéro d'une valeur de 50€, préparé par l'association Pic'Assiette
Vous pouvez prendre contact avec Françoise par mail à l'adresse : contact@picassiette.org

4. Veiller au bon déroulement de la journée

• prévoir un fléchage pour guider les participants vers le lieu du rendez-vous,
• prévoir une salle pour accueillir les ateliers / débat ... surtout en cas de mauvais temps,
• prévoir un vidéo-projecteur / écran / rallonge / multiprise / ordinateur... si besoin...

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